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CONTABILIDAD ELECTRÓNICA: Formalidades para su envío al SAT

Fecha de elaboración: 24/02/2015

En la recta final del plazo para el ingreso inicial de la contabilidad electrónica en el portal del SAT, no obstante que a la fecha la autoridad no ha habilitado el sector correspondiente para ello ni el demo de cómo operará el mismo, la finalidad de este comentario es la de repasar las formalidades prácticas que las disposiciones fiscales establecen para cumplir con esta obligación.


Recordemos que el primer envío de la información contable, es decir, de la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas que contenga los códigos agrupadores del SAT únicamente, debe realizarse a más tardar los días 4 y 6 de Marzo con la información correspondiente a Enero 2015 por los contribuyentes, personas morales y físicas respectivamente, cuya obligación inicia a partir de este año. La información electrónica de las pólizas contables y auxiliares de entregará al SAT solamente cuando la autoridad ejerza sus facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados, o cuando el contribuyente solicite una devolución o realice una compensación de contribuciones.


Para su envío, debe contarse con:

  • Acceso a Internet. En caso contrario, acudir a las ALSC para solicitar el apoyo de un asesor para el envío.
  • Firma electrónica (FIEL) vigente.
  • La información contable en archivos XML comprimidos en formato .ZIP con la nomenclatura correspondiente.

La nomenclatura del archivo XML con la información del CATÁLOGO DE CUENTAS es la siguiente:

Catálogo de cuentas

RFC

Ejercicio

Periodo

Clave

Extensión

12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea Persona Moral o Persona Física.

4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.

2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.

Caracteres "CT" que identifican el tipo de información que se envía.

Caracteres ".ZIP" que identifican un archivo comprimido.

 

La nomenclatura del archivo XML con la información de la BALANZA DE COMPROBACIÓN es la siguiente:

Balanza de comprobación

RFC

Ejercicio

Periodo

Clave

Extensión

12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea Persona Moral o Persona Física.

4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.

2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.

Caracteres "BN" que identifican a las balanzas de comprobación con información normal;

Caracteres "BC" que identifican a las balanzas de comprobación con información complementaria.

Caracteres ".ZIP" que identifican un archivo comprimido.

 

Respecto de la información normal e información complementaria que se identifica con los caracteres "BN" y "BC" en la nomenclatura de la balanza de comprobación, hay que señalar que:


Se entiende como información normal aquella que envía el contribuyente por primera vez por un determinado período, independientemente de si dicha información es presentada en forma oportuna o extemporánea a los plazos establecidos para su envío.


Por otra parte, se entiende como información complementaria aquella que envía el contribuyente en la cual se incluyen los ajustes del período que corresponda y que sustituye la información enviada previamente por el mismo período.

La nomenclatura del archivo XML con la información de las PÓLIZAS DEL PERÍODO es la siguiente:

Pólizas del periodo

RFC

Ejercicio

Periodo

Clave

Extensión

12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea Persona Moral o Persona Física.

4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.

2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.

Caracteres "PL" que identifican el tipo de información que se envía.

Caracteres ".ZIP" que identifican un archivo comprimido.

 

Una vez que cuenten con el o los archivos .ZIP con el detalle de su contabilidad electrónica, los contribuyentes deberán ingresarla a través del Buzón Tributario de la página del SAT, seleccionando para ello la opción Contabilidad Electrónica.

El ingreso al Buzón tributario puede ser mediante la Firma Electrónica (FIEL) o bien, con la contraseña del contribuyente. Sin embargo, una vez dentro del sistema, deberá seleccionarse el archivo a enviar y firmar dicho envío con la FIEL. El sistema lo validará y mostrará un acuse de recepción.


El contribuyente podrá ingresar posteriormente al apartado de consulta de acuses para verificar si su información terminó de procesarse, y en tal caso, obtendrá un acuse definitivo de aceptación o rechazo de la misma.


Cuando en la validación que realice la autoridad se determine que los archivos contienen errores, se podrán enviar nuevamente por la misma vía tantas veces como sea necesario hasta que sean aceptados, a más tardar el último día del vencimiento de la obligación que corresponda.


Cuando los archivos sean enviados y rechazados por alguna causa informática dentro de los dos últimos días previos al vencimiento de la obligación correspondiente, podrán enviarse nuevamente dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se comunique a través del buzón tributario la no aceptación y en ese caso, una vez aceptados, se considerará que fueron presentados en tiempo.


En el caso de que los contribuyentes modifiquen posteriormente la información de los archivos ya enviados para subsanar errores u omisiones, deberán enviar los nuevos archivos dentro de los cinco días hábiles posteriores a aquél en que modifiquen la información.


Fundamento Legal:

Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015, Reglas 2.8.1.4, 2.8.1.5 y 2.8.1.9 de RMF 2015 y Resolutivo Tercero de la Séptima Resolución de Modificaciones a la RMF 2014.