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CFDI: Necesidad de contar con una herramienta de Almacenamiento

Fecha de elaboración: 04/06/2015

La práctica actual de la emisión y recepción de comprobantes fiscales resulta ser un proceso mucho más veloz, sencillo y práctico que en tiempos pasados. La obligatoriedad de la facturación electrónica ha revolucionado los esquemas en que los negocios llevan a cabo los procesos de facturación, cobranza, recepción de documentos y archivo de los mismos, en donde además, comienzan a evidenciarse los beneficios en relación a la reducción de tiempo, costos e incluso en la posibilidad de cometer errores en los procesos.


Sin embargo, respecto al tema del almacenamiento de comprobantes aún hay camino por recorrer, ya que a pesar de ser un deber de todas las personas que emitan y reciban comprobantes fiscales digitales por así encontrarse dispuesto en el Código Fiscal de la Federación en correlación con las reglas de carácter general emitidas por el SAT, todavía esta práctica no es común entre los contribuyentes.


Las disposiciones aplicables señalan que el almacenamiento de los CFDI debe efectuarse en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato xml. Esto significa que pueden guardarse en el disco duro de la computadora, en un disco duro externo, en un CD de datos, en una memoria USB e inclusive en la nube.


Es importante hacer énfasis respecto a que la disposición señala que son los archivos xml los que se deben almacenar y no así el formato PDF del comprobante, ya que éste solamente presume la existencia del comprobante fiscal, y mucho menos se refiere al almacenamiento de los comprobantes impresos.


Una práctica común es el almacenamiento de los CFDI en la cuenta de correo en donde se reciben, o bien, descargarlos en la computadora en directorios indistintos, lo que dificulta su localización y, por supuesto, su administración.


El no tener la debida precaución respecto al almacenamiento de los CFDI puede traer consecuencias graves a los contribuyentes, recordemos que el contar con el comprobante fiscal de una erogación es uno de los requisitos para su deducción y el acreditamiento de las contribuciones inherentes y que, en cumplimiento de la normatividad de la contabilidad electrónica, los folios fiscales y demás datos de los comprobantes fiscales de las operaciones deben distinguirse en la información contable a entregar a la autoridad.


El aplicativo en la página del Servicio de Administración Tributaria para la consulta y descarga de comprobantes fiscales digitales emitidos y recibidos por los contribuyentes resulta ser la solución para quienes no han establecido aún el control sistemático en la recepción y archivo digital de los CFDI. Sin embargo, la ventaja de este servicio en el portal del SAT no es total si no contamos además con una herramienta que permita la descarga masiva de los comprobantes y que además administre su almacenamiento.


En este sentido se ha pronunciado la Asociación Mexicana de Facturación Electrónica, organismo dedicado a promover el profesionalismo de esta actividad y que agrupa a las principales empresas de facturación electrónica en nuestro país, que a través de un comunicado de prensa de fecha reciente, ha recomendado la adquisición y uso de buzones almacenamiento que también validen y administren los comprobantes de forma segura y accesible.


El uso de un programa almacenador y validador asegura el resguardo de todas las facturas en un solo lugar sin depender del correo electrónico, con la certeza de que no se trata de documentos apócrifos y con la posibilidad de consultarlos en cualquier momento.


En virtud de lo anterior, conscientes de la necesidad operativa, práctica e imperativa de contar con una herramienta con tales características, ponemos a su disposición nuestro sistema Almacenador XML, que descarga, guarda, valida y administra los CFDI, además de que convierte los archivos xml en PDF y genera reportes en Excel de los comprobantes con todos sus datos.


Para descargar o consultar las características del sistema Almacenador xml haga clic aquí.

 

Fundamento legal:

Artículo 28, fracción I, primer párrafo, 29 fracción VI y 30 cuarto párrafo del CFF y Regla 2.7.1.1. de RMF 2015